Relance facture impayée : 4 modèles gratuits et calendrier 2026
Pour relancer une facture impayée, envoyez un rappel courtois dès le lendemain de l'échéance, une deuxième relance plus ferme à J+7, un courrier mentionnant les pénalités à J+15, puis une mise en demeure en recommandé à J+30. Chaque étape reste polie mais précise : numéro de facture, montant, date d'échéance, délai de régularisation.
Vous trouverez ci-dessous 4 modèles gratuits à copier, du rappel préventif à la dernière relance avant procédure, le calendrier recommandé, vos droits (pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 €) et les réflexes qui évitent les impayés.
Le calendrier de relance idéal
Le timing est crucial dans la relance. Trop tôt, vous paraissez impatient. Trop tard, le client « oublie ». Voici le calendrier de relance optimal :
Le calendrier de relance optimal pour les factures impayées
| Étape | Timing | Canal | Ton |
|---|---|---|---|
| Rappel préventif | J-3 (3 jours avant l'échéance) | Courtois, informatif | |
| Relance 1 | J+1 (1 jour après l'échéance) | Poli, rappel factuel | |
| Relance 2 | J+7 | Email + téléphone | Ferme mais courtois |
| Relance 3 | J+15 | Email recommandé | Ferme, mention des pénalités |
| Mise en demeure | J+30 | Lettre recommandée AR | Formel, juridique |
| Recouvrement | J+45 à J+60 | Huissier / société de recouvrement | Juridique |
Newbi automatise les 3 premières relances. Configurez vos scénarios de relance une seule fois, et l'outil envoie les emails aux bons moments, avec le bon ton. Vous n'avez plus à y penser.
Modèle de relance n°1 : le rappel préventif (J-3)
Objet : Facture FA-2026-042 : échéance dans 3 jours
Bonjour [Prénom],
J'espère que vous allez bien. Je me permets de vous rappeler que la facture FA-2026-042 d'un montant de 2 400 € TTC arrive à échéance le [date].
Pour votre commodité, vous trouverez la facture en pièce jointe. Le règlement peut être effectué par virement bancaire aux coordonnées indiquées sur la facture.
N'hésitez pas à me contacter si vous avez la moindre question.
Cordialement, [Votre nom]
Modèle de relance n°2 : première relance (J+1)
Objet : Facture FA-2026-042 : paiement en attente
Bonjour [Prénom],
Sauf erreur de ma part, la facture FA-2026-042 d'un montant de 2 400 € TTC, dont l'échéance était fixée au [date], n'a pas encore été réglée.
Il s'agit peut-être d'un oubli. Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir procéder au règlement dans les meilleurs délais.
Je reste à votre disposition si vous rencontrez un problème avec cette facture.
Cordialement, [Votre nom]
Modèle de relance n°3 : deuxième relance (J+7)
Objet : Relance : facture FA-2026-042 impayée
Bonjour [Prénom],
Malgré mon précédent message, la facture FA-2026-042 d'un montant de 2 400 € TTC reste impayée à ce jour, soit 7 jours après l'échéance.
Je vous rappelle que conformément à nos conditions générales, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
Merci de bien vouloir régulariser cette situation dans les 5 jours ouvrés.
Cordialement, [Votre nom]
Relances automatiques paramétrables dans Newbi
Modèle de relance n°4 : mise en demeure (J+30)
Objet : Mise en demeure : facture FA-2026-042
Madame, Monsieur,
Par la présente, je vous mets en demeure de régler la facture FA-2026-042 d'un montant de 2 400 € TTC, émise le [date d'émission] et échue depuis le [date d'échéance], soit un retard de 30 jours.
Conformément aux articles L441-10 et suivants du Code de commerce, ce retard entraîne l'application de :
- Pénalités de retard calculées au taux de [X] % annuel
- Indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €
À défaut de paiement dans un délai de 8 jours à compter de la réception de cette lettre, je serai contraint(e) d'engager des poursuites judiciaires pour le recouvrement de cette créance, sans autre avis.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Votre nom]
La mise en demeure doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. C'est un préalable obligatoire avant toute action en justice. Conservez l'accusé de réception comme preuve.
Les bonnes pratiques de relance
1. Relancez dès J+1
Ne laissez jamais un retard s'installer. Plus vous attendez, plus il sera difficile de récupérer votre argent. Les statistiques montrent que les chances de recouvrement chutent de 90 % à J+1 à 50 % à J+90.
2. Restez professionnel
Même si la situation est frustrante, gardez un ton professionnel. L'objectif est de récupérer l'argent ET de préserver la relation commerciale.
3. Personnalisez vos relances
Un email générique est moins efficace qu'un message personnalisé. Adressez-vous au bon interlocuteur (souvent le service comptabilité, pas votre contact commercial).
4. Proposez des solutions
Si le client a des difficultés financières, proposez un échéancier de paiement. Mieux vaut récupérer la créance en 3 fois que ne jamais être payé.
Et si la relance fait apparaître une erreur de votre côté (mauvais destinataire, doublon de saisie, montant erroné), ne supprimez surtout pas la facture : elle doit être neutralisée par un avoir pour préserver la continuité de votre numérotation, selon la procédure détaillée dans notre article sur comment annuler une facture déjà émise sans la supprimer. Vous réémettez ensuite la bonne facture, puis vous relancez sur cette base.
5. Automatisez le processus
Avec un outil comme Newbi, les relances sont automatiques : vous paramétrez les scénarios une fois, et l'outil gère le reste depuis votre espace Factures. Pour aller plus loin, lisez nos meilleures pratiques de relance client.
Les pénalités de retard : vos droits
En cas de retard de paiement entre professionnels, vous avez droit à :
- Pénalités de retard : au minimum 3 fois le taux d'intérêt légal en vigueur (le taux est révisé chaque semestre). Elles courent dès le lendemain de la date d'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire.
- Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 € par facture en retard. Cette indemnité est due de plein droit.
- Frais de recouvrement supplémentaires : si les frais réels dépassent 40 €, vous pouvez demander une indemnisation complémentaire.
Pour chiffrer le montant à réclamer avant d'envoyer votre relance, notre calculateur de pénalités de retard additionne les pénalités et l'indemnité forfaitaire à partir du montant TTC, du taux et de la date d'échéance.
Les pénalités de retard et l'indemnité de 40 € sont dues de plein droit, sans qu'il soit nécessaire de les réclamer. Elles s'appliquent automatiquement dès le premier jour de retard. Mais dans la pratique, les mentionner dans vos relances accélère le paiement.
Prévenir plutôt que guérir
Les meilleures relances sont celles que vous n'avez pas besoin d'envoyer. Pour réduire les impayés :
Demandez un acompte avant le début de la prestation
Facturez immédiatement après la livraison
Proposez le paiement en ligne (virement, CB)
Fixez des délais de paiement courts (15-30 jours)
Activez les relances automatiques dans votre logiciel
En résumé
La relance de facture impayée est un exercice délicat mais essentiel pour votre trésorerie :
- Relancez dès J+1 : chaque jour de retard réduit vos chances de recouvrement
- Suivez un calendrier progressif : rappel, relances amiables, mise en demeure
- Restez professionnel et proposez des solutions (échéancier)
- Automatisez vos relances avec un logiciel comme Newbi
- Mentionnez les pénalités de retard et l'indemnité de 40 € dans vos relances
Newbi vous permet d'automatiser tout le processus de relance et de suivre en temps réel vos factures impayées. Fini les oublis et les relances tardives.
